POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y en cumplimiento de la ley estatutaria 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, QDIT S.A.S, ha diseñado la POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES que a continuación se presenta, de acuerdo a los siguientes:

I. PUBLICIDAD.

A la presente política para el tratamiento de datos personales se le dará publicidad mediante su divulgación en la página web www.qdit.co o aquella que en su momento sea la página web oficial de JoinUp HCM
Todas las modificaciones que Qdit S.A.S se reserva a efectuar sobre la política de tratamiento y protección de datos personales, serán publicados en la página web referida, en la cual se señalará expresamente la entrada en vigencia de los nuevos términos. En caso de que la modificación acarree una variación en la finalidad para la recolección de información inicial, se solicitará nuevamente la autorización al titular de los datos personales.

II. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

Nombre: Qdit S.A.S
Domicilio y dirección: Cll 105 No. 46-51 Bogotá, Colombia
Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: Qdit S.A.S a través del área de Soporte y Servicio al Cliente y/o quien sea delegado para tal fin.
Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.

III. OBJETIVO.

El objetivo de este documento consiste en que los titulares de los datos personales cuenten con la información suficiente respecto del tratamiento, esto es, recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, así como de la seguridad, confidencialidad y privacidad de la información recolectada en virtud de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales a Qdit S.A.S.Con la implementación de ésta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes QDIT S.A.S. ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el literal K del artículo 17 de la referida ley.

IV. ALCANCE o ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política será aplicable a los datos personales brindados por los titulares de los mismos y recolectados por Qdit SAS a través de su platafroma JoinUp HCM en cualquiera de sus versiones personalizadas para cualquiera de las universidades que hacen uso de la misma.

V. DEFINICIONES

De acuerdo al artículo 3º de la ley 1581 de 2012 y el artículo 2º del decreto 1377 de 2013, para efectos de la presente se considerarán los siguientes conceptos:
– Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
– Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
– Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
– Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
– Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación policita, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos)
– Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
– Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
– Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades comerciales o afines.
– Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
– Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
– Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
– Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

VI. DERECHOS DE LOS TITURALES DE LOS DATOS.

-En todo momento, el usuario podrá ejercer los derechos reconocidos por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, en especial aquellos contemplados en el artículo 8°, a saber:-Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
-Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
-Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
-Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
-Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

VII. TRATAMIENTO

QDIT S.A.S actuando en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime información personal relacionada con:

Tipo de persona:

Natural: nombres y apellidos, tipo de identificación, número de identificación, género, lugar y fecha de nacimiento, correo electrónico universitario, correo eletrónico alterno, teléfono, celular, lugar y dirección de residencia, cuenta de linkedIn, página web.

Jurídica: nombre comercial, razón social, sector, tipo de identificación, número de identificación, logo, descripción, país, ciudad, dirección, teléfono, página web, dirección de LinkedIn, dirección de Facebook, Cuenta Twitter, Cuenta Instagram, celular, correo electrónico, país, ciudad, datos financieros (cuentas bancarias). Nombre y apellido de contactos, teléfono de contacto, extensión de contacto, correo electrónico de contacto, dependencia, cargo.

Información académica finalizada y en curso: Título, facultad, sede, institución, profesión, nivel educativo, fecha finalización, país.

Perfil: Perfil profesional, Tiempo total de experiencia laboral, años de experiencia, competencias, habilidades técnicas y de software, condición de discapacidad, nivel del cargo, otros estudios, posibilidad de viajar, aspiración laboral, jubilado, empleado, independiente, empresa propia, nombre de empresa, sector de empresa, página web, idiomas, hoja de vida

Experiencia Laboral: Fecha de inicio, fecha de finalización, cargo, empresa, secto, profesión, país, departamento, ciudad
Los datos personales proporcionados por sus titulares se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.

VIII. FINALIDAD

Los datos personales son objeto de tratamiento por parte de Qdit SAS con las siguientes finalidades:
QDIT SAS a través de su plataforma JoinUp HCM, buscar crear conexiones entre postulantes (Egresados o estudiantes), empleadores y universidades dentro del entorno de la empleabilidad ofreciendo mecanismos y servicios que favorezcan los procesos de gestión de práctica académica, búsqueda de empleo y generación de oportunidades laborales y emprendimiento.

La información recolectada por Qdit SAS a través de su plataforma JoinUp tanto en su versión web como móvil es utilizada para:

1. Realizar una correcta gestión de nuestros servicios consistentes en:

• Creación de una cuenta en el portal web y aplicación móvil de JoinUp HCM.
• Posibilitar el contacto con de los postulantes con las empresas a través de la aplicación a vacantes. De acuerdo a la opción seleccionada por el postulante, las empresas ofertantes de empleo podrán acceder a sus datos de contacto y a su hoja de vida.
• Edición y gestión de su perfil.
• Recepción automática y gratuita de oportunidades por vía electrónica.
• Gestión de servicio de soporte.
• Envío de comunicaciones, encuestas relacionadas con los servicios de la plataforma y/o su sporte.
2. Mejorar los servicios de Qdit SAS mediante el estudio de su comportamiento como usuario.

3. Utilizar sus datos para generar reportes estadísticos que permite retroalimentar a las Universidades usuarias del producto para afinar proceso internos y prestar mejores servicios a sus estudiantes y egresados.

4. Utilizar sus datos para generar información agregada que no le identifica que nos da un mejor conocimiento de los usuarios de nuestra web en su conjunto y nos ayuda a ofrecerles un mejor servicio.
5. Prevención de abusos y fraudes en el uso de nuestros servicios (por ejemplo, actividades fraudulentas, ataques de denegación de servicios, envío de spam, entre otros).
6. Cesión de datos a organismos y autoridades públicas, siempre y cuando sean requeridos de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias.
La base legal para el tratamiento de sus Datos Personales es la ejecución de un contrato con Qdit en relación con las finalidades indicadas en el apartado VII.1 para realizar una correcta gestión y prestación de nuestros servicios.
La base legal correspondiente a las finalidades indicadas en el apartados VII.2, VII.3 anteriores radica en el consentimiento del usuario.
Asimismo, el tratamiento de sus Datos Personales para la finalidad indicada en el apartado VII.4 y VII.5 anterior radica en el interés legítimo de Qdit S.A.S como el responsable del tratamiento.
Adicionalmente, el tratamiento de sus Datos Personales para la finalidad indicada en el apartado VII.6 es necesario para el cumplimiento de obligaciones legales aplicables a Qdit S.A.S.

IX. AUTORIZACIÓN

Qdit S.A.S debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los titulares de los datos personales sobre los que requiera realizar el tratamiento, la cual se entiende efectuada al aceptar los términos y condiciones dentro del diligenciamiento de su cuenta o perfil y/o al descargar el aplicativo móvil y leer este documento.
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, sólo se realizará el tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de datos personales correspondientes a menores de edad, siempre y cuando este tratamiento se asegure el respeto de sus derechos fundamentales y una vez obtenida la respectiva autorización del representante legal, en los términos que preceden.

X. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

En consonancia con la normatividad vigente sobre la materia, a continuación, se describe el procedimiento para la atención de los diferentes requerimientos que sean elevados por el titular de los datos personales ante Qdit SAS.

a. Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en Qdit S.A.S. a través de su plataforma JoinUp HCM, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
En relación con la atención de solicitudes de consulta de datos personales Qdit S.A.S. garantiza lo siguiente:
Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.
Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Las consultas podrán formularse al correo Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.
b. Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante Qdit S.A.S, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a Qdit S.A.S al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. o mediante comunicación escrita que contenga la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer y dirigida al Qdit SAS ubicado en la Cll 105 No. 46-51 de la ciudad de Bogotá D.C. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
c. Petición de actualización y/o rectificación: Qdit S.A.S rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:
El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. o en medio físico dirigida Qdit S.A.S ubicado ubicado en la Cll 105 No. 46-51 de la ciudad de Bogotá D.C., indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.
Qdit S.A.S podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
d. Petición de supresión de datos: El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitarle a Qdit S.A.S su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados lo datos. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Qdit S.A.S. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia Qdit S.A.S. podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

XI. VIGENCIA

Esta política fue publicada en el sitio web de Qdit SAS el 10 de marzo de 2019 y entra en vigencia a partir de la fecha de publicación.

COLOMBIA

Cll 105 No. 46-51

Tels: (571) 641 09 62

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